飞书 AI 全网最全使用指南:从入门到榨干

这篇文章不是写给"想学一个新软件"的人看的,我直接教你普通人能做什么,怎么应用,比如:
- 记录账单、分析消费
- 内容创作、选题拆解
- 运营社群、资源匹配
- 职场项目、进度推进
这些直接教给你,看完你会发现:这些破事,原来有人帮你做了。
并且我使用的这些只是冰山一角,还有上百种用法和定制化设计,如果感兴趣欢迎添加文末/评论区专属微信,有专人答疑教学。

目录
- 飞书 vs Excel vs Notion——先把账算清楚
- 飞书多维表 AI 是什么、有什么用、适合谁
- 普通人靠这个能做到什么——这是这篇文章最想说的事
- 消费去哪儿了——AI 生成图表
- 选题拆解库——AI 搭系统
- 社群资源匹配——AI 问数
- 职场项目进度推进——AI自动化节点
- 几个让前面更顺手的配套功能
- 用之前最好知道的几个坑
- 这些人已经靠它做到了什么——真实案例
- 附录:从哪开始,一张图说清楚
一、飞书 vs Excel vs Notion——先把账算清楚
先说结论:这三个东西,根本不是一类东西,但很多人在用的时候,把它们当成了同一类。
Excel:你的私人秘书,但秘书只会"记",不会"想"
Excel 能存数据,这点没问题。但它不知道你存的这一列是日期还是文字,不知道这一行该谁负责,不知道什么时候该提醒谁。所有"理解数据"的工作,都是你自己在脑子里做的——存的时候想好格式,查的时候想好怎么筛,算的时候想好公式。
Excel 的本质,是一张"摊开的纸",写什么都行,但也正因为随便,乱得也快。"最终版""最终版v2""最终确认版",这种文件名大家肯定都见过。
Notion:很会"记笔记",但不太懂"算账"
Notion 在个人知识管理、写作、笔记这块做得确实细,页面排版自由度很高。但涉及到"一堆结构化的数据要怎么统计、怎么自动处理"这件事,Notion 的数据库功能相对偏轻,它的强项不在这里。
飞书:这两者都不是它的核心卖点
如果只看"表格功能""视图多不多""协作方不方便",飞书确实比 Excel 和 Notion 都强一些,但这不是它真正的差距所在——这些都是"壳",Excel 升级一下也能做到一部分。
真正的差距,是飞书里装了一个会自己干活的 AI,而这个 AI 主要就活在"多维表格"这个模块里。这个 AI 能帮你搭系统、处理数据、出图表、自动执行任务——这套能力,Excel 没有,Notion 也没有,这才是这篇文章真正要讲的东西。
所以接下来要讲的,不是"飞书",是"飞书多维表 AI"
飞书本身功能非常多——消息、文档、会议、日历,每一个单独拿出来都能写一篇文章。但这篇文章只聚焦一件事:飞书多维表格里的 AI 能力,也就是"飞书多维表 AI"。这是目前飞书生态里,普通人最容易上手、也最容易看到实际效果的部分。
二、飞书多维表 AI 是什么、有什么用、适合谁
先看一眼它长什么样

打开飞书多维表格,你看到的不是一张空白表格。屏幕中间是一个对话框,上面写着一句话:

"描述你的需求,AI 帮你快速搭建多维表格系统"
下面还有几个示例,比如"安排个人待办计划""查看项目风险和进展""查看经营指标变化"——点一下就能直接用,或者你自己打字描述也行。这些是主要的应用场景

如果第一次生成的结果不够精准,旁边还有一个"专家模式"按钮,可以做更细的配置。
这就是飞书多维表 AI 的真正样子——不是藏在某个菜单深处的"高级功能",而是你打开它第一眼就会看到的东西。一句话说清楚:它是一个会听你说话、还会帮你干活的 AI 助手,表格只是它工作的地方。
有什么用——AI 在帮你做这四件事
第一,AI 帮你搭。想要一个客户管理表、一个进货记录表、一个内容选题表,描述一句话,AI 直接把架子搭好,字段、视图、表单全配好。
第二,AI 帮你整理。数据进来之后是乱的——评论有好有坏、文本有中文有英文、信息藏在一长串文字里。配置一次规则,AI 自动把这些活全干了,而且是一直干,不是干一次。
第三,AI 帮你算、帮你看。想知道"这个月卖得最好的是什么""哪个渠道效果最好",不用自己做透视表,直接问,或者直接说"画个图",AI 给你答案,甚至还能帮你把图"翻译"成一段话。
第四,AI 帮你记、帮你跑。设置好条件,到点了它自动提醒你、自动通知别人、自动发汇总——你不用再去"想着"这件事。
适合谁
打开模板中心你会发现,官方已经按场景分好了一长串类别:电商运营、销售管理、绩效管理、行政财务、人力资源、项目管理、协作效率……几乎覆盖了"一个人或一个小团队会遇到的所有管理类需求"。
但说得再直白一点——这件事跟"行业""职业"关系不大,跟"你手上有没有一堆需要被整理、被看见、被提醒的东西"关系更大。具体到人:
每天刷支付宝、对自己的钱花哪儿了一直没概念的普通人——第四章会用账单举例;每天要想选题、看后台数据的内容创作者和自媒体——第五章会用一个选题库举例;管着一个群、手里一堆人脉和资源但从来没整理过的社群运营者——第六章会用资源匹配举例;任何一个团队里"开会定了事但没人跟进"的职场人——第七章会用待办提醒举例。再加上一个人打理生意、客户信息记在脑子里的个体卖货的,以及单纯"有一堆数据但从来没真正用起来"的任何人。
程序员和技术人员也包括在内——这套东西本质上是用自然语言代替了"建表+写脚本",门槛低到不需要懂技术也能用,但懂技术的人往往最快能看出它的边界在哪、能省下哪部分重复劳动。
不需要会编程,不需要学很久,门槛比大多数人想象的低得多。
三、普通人靠这个能做到什么——这是这篇文章最想说的事
讲了这么多"能做什么",最实际的问题是:这跟"我"有什么关系,能不能换成实际的好处。
第一层:省下来的时间,是真的时间
以前要花一晚上翻聊天记录、算账,现在几秒钟就有答案。这不是"理论上更快",是实打实地把一件事从"几个小时"变成"几秒钟"。省下来的这几个小时,可以用来做更多能产生收入的事——拍多一条视频、多接一个客户、多上一款新品;也可以单纯是多睡一会、多陪陪家人——省下来的时间不一定要换成"更多产出",对大多数人来说,"少花点时间在烦心事上"本身就是收获。
第二层:少犯的错,是真的少花的钱
数据乱、记录错、忘了跟进客户、忘了补货、忘了取消一个早就用不上的订阅、忘了联系一个其实关系不错但很久没联系的人——这些"小错误"看起来不起眼,但累积起来都是真金白银的损失,或者是被浪费掉的机会。AI 帮你把数据从一开始就理顺、帮你记住该做的事,错误率自然下降,这部分省下来的,也是实打实的。
第三层:这本身可能是一项能赚钱的技能
飞书多维表 AI 全程不需要写代码,门槛远比"学编程""学软件开发"低。会用这套工具的人,已经开始在帮别人——小商家、自媒体博主、小团队——搭建这种轻量级的管理系统,按次收费,或者长期维护。
这不是什么"暴富项目",但作为一个"我会、大多数人不会"的技能,它本身就是有价值的。而且学会它的过程,比学一门编程语言要快得多。
接下来四章,每一章都从一个具体场景切入:第四章是"把自己的账单变成一张图",第五章是"让选题库自己长出新点子"(这个思路参考了另一位创作者的方法,会在那一章注明出处),第六章是"把群里被埋没的资源问出来",第七章是"开会说好的事,再也不会被忘掉"。第八章是几个让这四件事都更顺手的配套功能。每一章讲完操作步骤之后,都会附一段船长自己在实际场景里用过的真实例子——不是官方案例,是真的在用,包括具体的数据和提示词。
四、消费去哪儿了——AI 生成图表

支付宝、微信的"年度账单"每年都会刷屏一次,但那张账单只告诉你"花了多少",不告诉你"为什么"和"该不该"。这一章用四步,把账单变成一张能看出"真相"的图。
第一步:把账单倒出来
以支付宝为例:「我的」→「账单」→右上角「账单分析」或「下载账单」,选一个时间段(建议至少一个月,数据量大一点才有意义),导出的是 Excel/CSV 文件。微信账单的导出路径类似(「我」→「服务」→「钱包」→「账单」→右上角→「下载账单」),原理相同,挑你用得更多的那个就好。到这一步还没有用到任何 AI,纯粹是把数据从 App 里"倒"出来。

第二步:导入飞书多维表格
新建一张数据表,选"导入",选刚才导出的文件

第三步:AI 字段捷径——把"商品说明"那一堆乱七八糟的文字自动分类
账单里的"商品说明"是最没法直接用的一列——"美团-北京xx餐饮有限公司""财付通-小程序""信用卡还款"……人眼看得懂,但没法直接拿来统计。
提示词这样写
"根据'商品说明'这一列的内容,把每条记录分类为:餐饮、交通、购物、订阅服务、转账红包、还款、其他,这几类之一。"

选择轻量系统后、AI就会开始工作——而且后续新导入的数据也会自动分类,不用每次都手动整理。

结果长这样,左侧还有多种查看格式

还可以:AI 生成图表——选数据,说需求,出图表

思路扩产:可以根据你的需求
"按'消费分类'汇总'金额',生成一张饼图"——这是"钱花在哪"最直接的一张图。
"按'交易时间'汇总每天的支出,生成一条折线图"——看消费节奏,哪几天明显花得多。
"找出金额最高的 10 笔支出,生成一个排行榜"——大额支出一眼可见,有时候排行榜第一名会让人愣一下。
账单变成了一张图,接下来换一个完全不同的场景——不是"看数据",而是"搭一个能自己长出新点子的系统"。
五、选题拆解库——AI 搭系统

做内容的人,几乎都会卡在同样三件事上:不知道接下来写什么,不知道这次该用什么角度切入,发布之后火没火、为什么火,从来没人真正去算过——因为翻看历史数据这件事本身就很麻烦,翻完了也就算了。
这一章要搭的,是一个"选题拆解库"——能自动整理一批内容(演示用的是一个公开账号的文章,实际操作时通常是你自己过去发布过的内容),从里面找出"什么样的选题/角度更容易跑出去"的规律,再反过来生成新的选题方向。
这个思路参考了谁
"先拆数据找规律、再生成新内容"这个方法,参考了创作者 @AdrianPunk115 在 X 上分享的"公众号爆帖印钞机"。这一章为了让没有自己历史数据的读者也能直接跟着操作,先用一个大家可能都关注过的公开账号——数字生命卡兹克——的文章作为演示数据;如果你有自己发布过的内容,直接换成自己的,后面所有步骤逻辑完全一样。
文章数据怎么来,我用的是 down.mptext.top/dashboard/api
把你的 API 交给AI,以及这一页的内容你复制给 AI,再跟他说明你想要谁的文章就行了,这个网站需要自己登录,操作有风险,自行斟酌

第一步:对着首页对话框,描述你的需求
回到第二章提到的那个对话框,说一句话:
"帮我搭一个内容选题拆解库,记录:原标题、发布链接、发布日期、内容摘要、互动数据(点赞/阅读/在看),还要有一个状态字段标记'待分析/已分析/已生成新选题'。"
AI 会把字段和基础视图搭好

结果为

提示词特意没有放"全文"这一列。多维表格的文本字段确实支持大段文字,但飞书没有"一键批量导入某个公众号全部文章全文"的功能,"摘要级"——标题、链接、前两三百字、互动数据——整理起来更现实,AI 拆解套路也用不上全文。
第二步:把示例数据倒进去
以"数字生命卡兹克"的公众号为例,挑最近 30 篇文章,把标题、链接、发布日期、互动数据,以及每篇前两三百字整理成一份 Excel,导入刚搭好的表——每一行就是一篇文章。如果你有自己的历史发布数据,直接用自己的替换即可,后面的步骤完全一样。
第三步:AI 字段捷径——让 AI 帮你拆每一篇的"套路"
新建一个字段叫"标题套路与角度",字段捷径里选AI 生成(内容创作类),引入"原标题""内容摘要"和"互动数据"三个字段,提示词可以这样写:
"你是一个[领域]内容运营专家,根据这条内容的标题、摘要和互动数据,提炼出它的标题套路和选题角度,输出格式:标题套路 / 选题角度 / 适用场景。如果互动数据明显偏低,分析一下可能是标题还是角度的问题。"
勾选"自动更新"之后,每一篇历史内容都会被 AI 拆解一遍——以前这件事是"凭感觉觉得这篇火了",现在是每一篇都有一份结构化的拆解记录。
第四步:让 AI 根据规律生成新选题
数据拆解完之后,再加一个字段"新选题建议",同样用 AI 生成,提示词可以是:
"根据表格里互动数据排名前列的'标题套路'和'选题角度',结合[你的领域],生成 5 个新的选题方向,每个方向给出一句话的角度说明。"
这样一来,这张表就不只是"记录",而是会自己"长出"新选题。
选题库自己会"长"新点子了,接下来这一章换一个完全不同的场景——不是面对自己的数据,而是面对一群人。
六、社群资源匹配——AI 问数

私域群运营到一定规模之后,会出现一个很反直觉的现象:群里的人越来越多,但群主脑子里能记住的,永远只是最近活跃的那几个人。很可能群里就有人正好能帮上另一个人——一个需要做海报的,群里就有人是设计师——但两人完全不知道对方存在,资源就这样被浪费掉了。
这一章要做的,是给社群装一个"资源雷达"。
第一步:搭一张群成员资源表
提示词:字段不需要太复杂:昵称、加入时间、资源/技能标签(单选或多选——设计/编程/写文案/有海外账号资源/做电商等等,可以用"AI 生成选项"自动给出一批常见标签)、需求标签(这个人最近在找什么)、活跃度、备注。


第二步:AI 问数——把"该找谁"问出来

打开右上角的 AI 侧边栏,直接问:
"群里有没有人的资源标签里带'设计'的?"
"最近一个月新加入的成员里,有谁的需求标签和现有成员的资源标签能匹配上?"
"标签里同时有'电商'和'海外账号'的成员有哪些?"
AI 会扫描整张表,直接给出匹配的名单,而不是让你自己一个个去翻聊天记录、翻群成员列表。
延伸:单条记录的"智能总结"
如果某个新成员的资料填得比较长(比如自我介绍写了一长串),可以右键这条记录选"智能总结"——AI 不只是缩短这段文字,还会做"问题分析"和"行动建议":这个人可能需要什么、可能能提供什么、建议联系谁。这相当于给每一个新成员都配了一个"初筛助理"。
群里的资源被问出来了,最后一个场景,换到一个几乎所有人都有共鸣的地方——开会。
七、职场:开会说好的事,一个月后还是0%进度

开会的时候,大家都很积极——这个我来跟进、那个我下周给你、这件事就这么定了。
会议结束,整理纪要花了半天,确认负责人又花了半天,待办事项被写进了文档里。
一个月后再打开那份文档——进度还是 0%。
这个场景不分行业。程序员有"说要重构但拖了三个迭代"的模块;做内容的有和合作方之间"待确认但没人追"的事项;普通人也有"说好这周要去办但一直没办"的安排。这一章要讲的自动化 AI 节点,解决的就是这件事。
自动化 = 触发条件 + 执行操作
触发条件回答"什么时候动":到了某个时间点的时候、某个字段被修改的时候、每天/每周固定时间检查一次。
执行操作回答"动什么":发一条飞书消息、发邮件、创建新记录——其中有一种执行操作叫**"AI 生成文本"**,是这一章真正的主角。
第一步:搭一张"待办追踪表"
字段:待办事项、来源(哪次会议/哪条对话)、负责人、截止日期、状态(未开始/进行中/已完成/逾期)。给"截止日期"配一个字段捷径——倒数日,自动算出距今还剩多少天,逾期就会变成负数。
第二步:"AI 生成文本"节点:提醒不是写死的
普通的自动化提醒,内容是固定的——"您有一条逾期任务,请及时处理",每次都一样,看多了就会被自动忽略。
加上"AI 生成文本"节点之后,提醒内容是 AI 现场写的。配置提示词可以这样写:
"如果'截止日期'的倒数日小于等于 0,且'状态'不是'已完成',自动生成一段提醒消息发给负责人——语气客气但带督促感,内容里要提到具体的'待办事项'和原定的'截止日期',不要用模板化的措辞。"
效果上,发出去的不再是"您有一条逾期任务",而是类似"上次会上说要在这周三前出的XX方案,现在状态还是'未开始',方便同步一下最新进展吗?"——每一条都不一样,都是根据当下的数据现场生成的。

几个其他常见场景
同样的逻辑,换个字段就能用在别的地方:客户超过 30 天没复购,自动生成一段个性化的回访消息;库存低于某个数字,自动发消息提醒补货;每周固定时间,AI 读取本周数据变化,自动写一段总结发到群里。
只需要一句话就能配置
不需要懂"触发条件""执行节点"这些术语,直接对 AI 说:"如果待办事项逾期且未完成,每天上午 10 点自动生成一条提醒发给负责人,内容根据当前情况生成。"AI 会把整个流程帮你搭好,配置好之后在"工作流"列表里随时能看、能改、能暂停。
四个场景讲完了:账单变成图、选题库自己长新点子、群里的资源被问出来、待办不再被遗忘。最后一章,讲两个不起眼但能让这四件事都更顺手的配套功能。
八、几个让前面更顺手的配套功能
前面四章——消费账单、选题库、社群资源、职场待办——分别用到了 AI 生成图表、AI 搭系统、AI 问数、自动化 AI 节点这四个核心能力。这一章讲两类配套功能:一类是让表格操作本身更轻松的"顺手活",一类是让进表的数据自动变干净的"字段捷径"——比如第四章里把"商品说明"分类用的智能标签,本质上就是字段捷径的一种,这一章会讲得更系统一些。
顺手活:不用新建任何东西,点一下就能用
浮窗工具栏:点击任意一个单元格,会唤起一个小工具栏,直接对这一格的内容做润色、翻译、信息提取,或者直接提问,处理完之后可以选择"替换"或"插入"。一格啰嗦的话,点一下"润色";一格英文地址,点一下"翻译"——这是整套 AI 能力里最轻量的入口,没有学习成本。
AI 生成选项 + 智能配色:设置单选/多选字段时,点"AI 生成选项",AI 根据字段名给出推荐选项,不用自己一个个打——第六章的"资源标签"就可以用这个功能快速生成一批常见选项。给状态字段配色时,智能配色会根据列名和填色条件自动给出一套清晰的配色方案,不用自己纠结。
字段捷径:数据进来之后,脏活累活交给 AI
字段捷径分两类,新建字段时选"字段捷径"就能配置:
AI 类——智能标签:第四章用过的就是这个,配置规则后 AI 自动分类,科沃斯用同样的方法把评论处理时间从几天缩短到 15 分钟,效率提升约 50%。AI 翻译:一列外文内容一键批量翻译,原始数据保留。AI 总结:一长串留言或合同内容自动生成摘要。信息提取:从聊天记录或地址文本里自动抠出电话、城市、需求要点,不需要写正则表达式。
公式类——自动排名:选一列数字或金额作为排名依据,确定后立刻生成排名,数据变化时排名会实时更新,不用手动重排。倒数日:第七章用过的就是这个,选一列日期字段,自动算出距今还剩多少天。
如果连公式都不想配置,公式字段里还有一个"AI 生成公式"入口,直接用中文描述需求,比如"计算截止日期离现在有多少天,输出格式为:还剩 xx 天",AI 直接生成对应公式。
这套能力还在被第三方扩展——开发者可以把自己的 AI 能力做成"三方字段捷径"接入进来,官方举过的例子里,有电商 AI 公司用它批量生成营销图片和视频,也有法律 AI 公司用它批量提取合同里的关键信息。说明这不是一个"写完就定型"的功能,还在持续被扩展。
配套功能讲完,前面四章加上这一章,飞书多维表 AI 的核心能力基本都覆盖了。接下来说几句实话——这套东西到底有没有用不上的地方。
九、用之前最好知道的几个坑
前面把能做到的事情讲了一遍,这一章说几句实话——免费版到底够不够用、学起来难不难、有没有它做不到的事。
学习成本比 Excel 高,这是真的
Excel 用了十几年,肌肉记忆都有了。飞书多维表格的字段类型、视图系统、AI 配置逻辑,对新用户有一个适应期——不是学不会,是需要花一点时间适应,不是难,而是功能太多了。
免费额度够用,但有上限
AI 功能每月有免费使用额度,超出之后需要按量付费或升级。对个人和小商家来说,正常使用基本够用;如果是用量特别大的团队,需要提前了解一下额度规则。
离线不能用
这是一个云端工具,没有网络的时候用不了。习惯本地 Excel 的人需要适应这一点。
不能替代所有专业工具
复杂的财务建模、特别复杂的公式计算,Excel 的 VBA 宏依然更强;超大规模数据的深度分析,专业 BI 工具依然更专业。飞书多维表 AI 解决的是"日常的、持续的、不算特别复杂但很烦人"的那一类问题,不是要替代所有工具。
结论
知道边界在哪,才能用对地方。这不是一个"万能工具",但对于"客户管理、数据整理、日常提醒、简单汇报"这类场景,目前确实很难找到比它更省心的方式。
十、这些人已经靠它做到了什么——真实案例
回到第三章的承诺:普通人靠这个能做到什么。下面第一个例子是船长自己的,剩下几个是公开的真实案例。
茶百道——自动分析用户评价,指导门店出品
这家连锁奶茶品牌,用多维表格自动拉取各平台的用户评价,AI 自动做情感分析、打标分类,同时生成客服回复话术。门店出品的异常情况,通过数据监控实时被发现。
三只松鼠——用 AI 分析评价,找爆款
通过多维表格,AI 实时分析多渠道用户评价,自动提取高频问题和正向反馈,快速判断哪些商品有爆款潜力、哪些需要迭代,大幅缩短从用户反馈到产品决策的时间。
影视飓风——内容生产全流程
这个千万粉丝级别的内容团队,用飞书作为内容管理的核心后台。配合自动化工作流抓取竞品数据,手动复制粘贴平均 3 分钟一篇,自动化之后 10 篇 2 秒——效率提升约 900 倍(官方实测数据)。
阿哲——一个手工饼干店主的"自动复购提醒"
阿哲是一个做手工饼干的小红书店主,设置了"30 天未复购自动提醒,AI 根据客户历史生成专属问候语"之后,复购率自己悄悄涨了一截——不是因为他更努力了,只是该联系的人,再也不会被忘掉,而且每次联系都不像是群发的广告。这和第七章讲的自动化逻辑完全一样,只是用在了客户身上,而不是待办事项上。
一个扫码枪 + 多维表格 = 个人图书馆
少数派社区一个用户的分享:买了一个扫码枪,扫书的 ISBN 码自动录入信息,在多维表格里搭建了一个可以筛选、分类、追踪借阅状态的个人图书馆。成本很低,效果很直接。
这些案例说明的事
飞书多维表 AI 没有固定的"正确用法"。它是一套基础设施,你的需求决定了它能为你做什么。从连锁品牌到个体卖货的,从内容团队到一个人管理自己的书架——工具相同,用法千变万化。
十一、附录:从哪开始,一张图说清楚
第一步:导出一份账单,让 AI 画给你看
导出支付宝或微信最近一个月的账单,导入飞书多维表格,用智能标签分类、AI 生成图表——这是第四章的内容,也是整套流程里最快能看到"哇"效果的一步。
第二步:对着对话框,搭一个属于你的资产库
不管是选题库、客户库,还是其他什么"一直要更新"的东西,对着首页对话框说一句需求,AI 先把架子搭起来——这是第五章 AI 搭系统的内容。
第三步:把"该联系谁、该匹配什么"问出来
打开右上角的 AI 侧边栏,问一个你真正想知道的问题——这是第六章 AI 问数。
第四步:给一件容易忘的事设置自动化
挑一件"说了但容易忘"的事,配置一条自动化,让 AI 到时间自动生成内容提醒——这是第七章自动化 AI 节点的内容。
第五步:碰一下第八章的配套功能
点一个格子试试浮窗工具栏,数据多了之后试试字段捷径——智能标签、AI 翻译、自动排名,挑一个最贴近需求的配置一次。
整条链路回顾
AI 生成图表让你第一次"看见"自己的账单(第四章)→ AI 搭系统让你一句话搭出一个会自己长新点子的资产库(第五章)→ AI 问数让你问出群里被埋没的资源(第六章)→ 自动化让职场里说好的事不再被忘掉(第七章)→ 配套功能让这一切操作更顺手、数据更干净(第八章)。从"数据散落各处、全靠脑子记",到"AI 帮你看见、帮你问、帮你提醒"——这就是"飞书 AI 从入门到榨干"的完整路径。

